Snel offertes generen met AI

Achtergrond: offertes maken is tijdrovend en kostbaar

Veel bedrijven worstelen met het maken van offertes. Het is een tijdrovend en foutgevoelig proces. Salesmedewerkers moeten handmatig gegevens invoeren, oude offertes opzoeken en inschattingen maken op basis van ervaring. Offertes kunnen verschillen afhankelijk van wie hem schrijft.

Daarna wordt alles in Excel of Word verwerkt, waarna de offerte als PDF naar de klant gaat. Vervolgens moet iemand die gegevens opnieuw overtypen in een CRM of boekhoudsysteem. Dit zorgt voor vertragingen en verhoogt de kans op fouten.

HEBO Maritiemservice had exact dit probleem. Daarom hebben wij hun offerteproces geanalyseerd en AI ingezet om het sneller en efficiënter te maken.

AI als oplossing

Polarix en Sping hebben een slimme offertegenerator ontwikkeld die het proces grotendeels automatiseert. Polarix ontwikkelt en beheert het AI-model dat nieuwe offertes genereert op basis van historische data en een pre-calculatiebestand. Sping ontwerpt en bouwt de webapplicatie waarmee gebruikers eenvoudig offertes kunnen maken en beheren.

Hoe werkt het nieuwe systeem?

Verzoek komt binnen

Een klant vraagt een Load Test aan via telefoon of e-mail.

Automatische offertegeneratie

De webapplicatie maakt direct een offerte op basis van AI en historische data.

Controle en aanpassingen

De salesmanager kan de offerte controleren en indien nodig bijstellen.

Offerte versturen

De offerte wordt als PDF gegenereerd en naar de klant gemaild.

Statusupdates CRM

In de gewenste systemen wordt de status van de opdracht geüpdatet.

Het resultaat

Het resultaat? Een veel sneller en betrouwbaarder proces waarbij offertes binnen enkele minuten in plaats van uren worden gegenereerd. Salesmedewerkers hoeven niet meer handmatig oude offertes te doorzoeken of complexe berekeningen in Excel te maken.

Als jij ook worstelt met een traag en inefficiënt offerteproces, kan AI een gamechanger zijn. Met slimme automatisering bespaar je niet alleen tijd, maar verklein je ook de kans op fouten en verhoog je de efficiëntie van je proces.